Das Wichtigste rund um Mitarbeiterbefragungen


Warum macht man Mitarbeiterbefragungen?

Mitarbeiterbefragungen sind die Standardmethode zur Erhebung von Mitarbeiterfeedback, oder auch ‘Bottom-up Feedback’. Mitarbeiter geben ihre Meinung ab, entweder ganz offen oder zu spezifisch vorgegebenen Themen. Im einfachsten Fall geht es dabei um die allgemeine Mitarbeiterzufriedenheit, es können aber auch spezifische Themen aus dem Arbeitsalltag, Projekten oder der Unternehmensentwicklung abgefragt werden.
Aber wo genau liegen die wichtigsten Chancen und Risiken von Mitarbeiterbefragungen?

Chancen & Risiken

Die größten Vorteile von Mitarbeiterbefragungen sind relativ offensichtlich. Mitarbeiter können Ihre Meinung sagen, fühlen sich mehr wertgeschätzt und eingebunden, die Zufriedenheit und Mitarbeiterbindung steigt. Probleme können aufgedeckt werden, was gut ist für die Produktivität und den Unternehmenserfolg. HR-Manager und Führungskräfte erhalten Hinweise, auf welche Themen sie sich konzentrieren sollten.

Allerdings, das sagen wir ganz offen, bergen Befragungen auch Risiken, die gerade wenn die Befragungen zum reinen Selbstzweck ausgeführt werden zu großen Nachteilen werden können. Geben Mitarbeiter Feedback, ohne jemals Rückmeldungen zu erhalten oder Änderungen zu bemerken, kann das stärker frustrieren als wenn es gar keine Befragung gegeben hätte. Auch sollte man auf negatives Feedback gefasst sein, und sich idealerweise schon vorher überlegt haben, wie damit umgegangen werden soll. Führungskräfte mit Zugang zum Feedback ihrer Abteilung können begleitet werden, um einen konstruktiven Umgang zu stärken.

Welche Formen der Mitarbeiterbefragung gibt es?

Mitarbeiterbefragungen gibt es mittlerweile in allen Formen und Farben. Intern oder extern durchgeführt, in Zeitabständen zwischen allen drei Jahren bis zu täglicher Abfrage, vom reinen Kummerkasten bis zu vielseitigem Innovationsmanagement, analog, digital oder in Mischform. Eine Übersicht:

  • Ausführliche jährliche Mitarbeiterbefragung
  • Kontinuierliches Mitarbeiterfeedback
  • Pulse-Checks
  • Peer-Feedback
  • Zufriedenheitsindex
  • Kulturbefragungen
  • Führungsfeedback
  • Teambefragungen
  • eNPS
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Insgesamt lässt sich eines beobachten: die klassische Papierbefragung alle ein bis zwei Jahre stirbt immer weiter aus. Dafür werden digitale Puls-Checks immer häufiger eingesetzt. Steckt noch mehr dahinter als eine automatische Folge moderner Entwicklungen?
Hier geben wir einen Überblick über die Vor- und Nachteile von analogen und digitalen Formaten und jährlichen gegenüber regelmäßigen Befragungen.

Themen und Ziele einer Mitarbeiterbefragung

Befragungen können zu verschiedenen Themen und mit unterschiedlichen Zielsetzungen durchgeführt werden. Diese Themen und Ziele bestimmen dann auch die Fragen, die gestellt werden.
Es gibt größere Prozesse und Faktoren, die ich mit Befragungen abholen und begleiten kann, wie die Erstellung von Stimmungsbildern über ein “Wie ging es dir diese Woche?”, oder die Begleitung von Veränderungprozessen wie einem Unternehmenszusammenschluss oder Digitalisierungsmaßnahmen einzelner Bereiche. Hier kann ich mit kontinuierlichem Feedback während der Veränderung mit den Mitarbeitern kommunizieren und verstehen, worauf noch geachtet werden muss und was wichtig ist. So können Hindernisse und Herausforderungen schneller aufgedeckt und schneller gelöst werden.
Besonders häufig sind aber auch Themenbefragungen. Hier einige der Standardthemen, die Sie befragen können:

Kontinuierliche Befragungen können sowohl strategische Meta-Themen als auch alltagsnahe operative Themen abdecken. Wir empfehlen häufig eine Mischung aus beiden, um verschiedene Interessen abzuholen.

Prozess der Befragung – was ist zu beachten? Ein Leitfaden.

Zielgruppen & Stakeholder

Um das meiste aus einer Mitarbeiterbefragung herausholen zu können, müssen alle relevanten Stakeholder einbezogen und ihre Bedürfnisse erwägt werden. Was bringt das Feedback für die einzelnen Zielgruppen?
Mitarbeiter bekommen eine Stimme. Sie können sich einbringen, ihre Erfahrungen aus dem Arbeitsalltag einbringen und Probleme anonym ansprechen, die sie sonst eventuell nicht äußern würden.
Personalmanager bekommen eine neue Informationsbasis für ihre Arbeit. Sie erhalten die Möglichkeit zu verstehen, ob die fokussierten Themen richtigen sind und ob die Mitarbeiter an anderer Stelle noch mehr Unterstützung brauchen.
Führungskräfte bekommen ein besseres Gespür für ihr Team und die Zufriedenheit in ihrem Team. Sie können Probleme in der Zusammenarbeit oder Hindernisse bei einzelnen Projekten aufdecken, Prozesse optimieren und ihre Mitarbeiter besser unterstützen.
Geschäftsführer bekommen einen allgemeinen und gleichzeitig aktuellen Überblick, können größere Themen abfragen, Geschäftsziele abgleichen und Maßnahmen nachverfolgen.

Kommunikation rund um MABs

Von der Ankündigung über das Anschreiben der Mitarbeiterbefragung bis zur Kommunikation der Ergebnisse und Interaktion mit dem Feedback – damit Mitarbeiterbefragungen erfolgreich sein können braucht es passende Kommunikation, sowohl vorher, währenddessen und danach. Welche Informationen Ihre Mitarbeiter brauchen, hängt auch von dem ausgewählten Befragungsformat ab.

Umfang & Fragen

Wie viele Fragen sollte ich stellen? Wie oft? Und welche überhaupt? Welcher Fragentyp ist der richtige – Ja/Nein Antworten oder eine Skala? All diese Fragen sollten überlegt sein und machen das Erstellen der ersten Fragebögen häufig schwerer als zunächst gedacht.

Ergebnisse & Auswertung der Mitarbeiterbefragung

Ein entscheidender Teil im Prozess von Mitarbeiterbefragungen ist die Auswertung und Datenanalyse. Auch dieser Prozessschritt sollte schon beim Planen und Aufsetzen der Befragungen mit bedacht und organisiert werden – schließlich ist die Effektivität und Wirkung der Befragung besonders davon abhängig, dass die Gestaltung mit den möglichen Auswertungsformen und Ressourcen einhergeht. Die beste Auswertungsform hängt zum großen Teil von der Größe des Unternehmens, der Anzahl und Form von Antworten und, wie gesagt, den vorhandenen Ressourcen ab. Hierbei beraten wir unsere Kunden auch gerne.
Weitere Fragen die man geklärt habe sollte:

  • Wer hat Zugriff auf welche Ergebnisse und wer braucht welche Form von Ergebnissen?
  • Wer ist für die Auswertung verantwortlich?
  • Wer beantwortet Feedback?
  • Wann und wie werden Informationen an Mitarbeiter weitergegeben?
  • Wer speist die Auswertungen in weitere Kommunikationskanäle ein?
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Hier sollte es eine klare Prozesslinie geben, an die sich auch so strikt wie möglich gehalten wird. Das ist wichtig, damit das Thema Mitarbeiterfeedback nicht im Arbeitsalltag zwischen anderen Themen und Aufgaben untergeht.

Maßnahmen & Nachverfolgung

Sobald die Ergebnisse der ersten Befragungen vorliegen, kann der Prozess der Maßnahmenentwicklung und Nachverfolgung getroffener Maßnahmen beginnen. Es hängt dabei besonders von den Themen der Befragung ab, wie einfach und schnell sich das Feedback in konkrete Maßnahmen überleiten lässt. Schwierig kann es vor allem werden, wenn hauptsächlich quantitatives Feedback vorhanden ist. Deshalb hilft es auch, Mitarbeitern möglichst häufig ein zusätzliches Textfeld zu bieten, mit der sie Ihre Antwort auf die quantitative Befragung erläutern können. So erhalten Sie konkretere Impulse, was wiederum die Maßnahmenentwicklung erleichtert.
Bei großen Mitarbeiterbefragung besteht zusätzlich das Problem, dass die Maßnahmen dazu nach ein, zwei Jahren fertiggestellt sind, und sie niemand mehr in Verbindung zu der Befragung von vor zwei Jahren setzt. Bei kontinuierlichem Feedback lässt sich diese Verbindung viel einfacher sehen und verstärken. Man kann Fragen wiederholt stellen um die Entwicklung des Themas nachzuverfolgen oder Mitarbeiter konkret zu bestimmten Maßnahmen befragen.

Herausforderungen bei Mitarbeiterbefragungen

Teilnahmequote

Ohne Teilnehmer keine Ergebnisse. Leider scheitern viele Mitarbeiterbefragungen an einer zu niedrigen Rücklaufquote. Bei wenigen Antworten kann man zwar immer noch angesprochene Probleme bearbeiten, aber wie aussagekräftig sind Ergebnisse einer Gesamtübersicht, wenn nur ein kleiner Bruchteil der Mitarbeiter geantwortet hat?
Für eine hohe Teilnahme sind mehrere Dinge wichtig:

  1. Umfang: Die Befragung darf nicht zu aufwändig sein. Wenn ein Mitarbeiter 60 Fragen durcharbeiten muss, bringt er sehr viel schwerer die Motivation dazu auf, oder findet überhaupt die Zeit dafür, als wenn es nur 2 oder 5 Fragen auf einmal sind.
  2. Kommunikation und Interaktion: Wurden die Mitarbeiter im Voraus über die Befragung und ihre Ziele informiert? Die Fragen “Warum erhalte ich das? Und warum sollte ich meine Zeit darauf verwenden?” sollten für den Mitarbeiter klar beantwortbar sein. Aber nicht nur die Kommunikation vor der Befragung, sondern auch währenddessen und danach ist wichtig für die Teilnahmequote. Das gilt besonders bei kontinuierlichen Befragungen und Puls-Checks. Denn wenn Mitarbeiter Feedback geben, und dann weder etwas umgesetzt noch auf andere Weise dazu Rückmeldung gegeben wird, lässt die Motivation weitere Befragungen zu beantworten sehr schnell nach. Bei teambay haben wir deshalb auch Funktionen wie den anonymen Dialog, über den Administratoren direkt auf abgegebenes Feedback antworten können, ohne dass der Mitarbeiter seine Anonymität verliert. Selbst wenn es keine direkte Lösung oder schnelle Umsetzungsmöglichkeiten gibt – auch ein “Wir haben dein Feedback bekommen, danke dass du dich einbringst” kann schon viel bewirken.
    Weitere Möglichkeiten sind das Einbringen der Befragungsergebnisse in wöchentliche oder monatliche Meetings, oder die Kennzeichnung von umgesetzten Vorschlägen als “Mitarbeiteridee”.

Erwartungsmanagement

Hier liegt eine der größten Stolperfallen von Mitarbeiterbefragungen. Ein gutes Erwartungsmanagement bei allen Stakeholdern ist ein Schlüsselfaktor für konstruktive Ergebnisse und positive Auswirkungen. Womit können Mitarbeiter rechnen? Wie schnell können Maßnahmen erwartet werden und wer bekommt wann welche Informationen? Wer wird auch in welchem Ausmaß in welche Entscheidungen eingebunden?
Mit gutem und realistischem Erwartungsmanagement vermeidet man unnötige Enttäuschungen und Frust, kann aber auch verhindern, dass Mitarbeiter nicht teilnehmen “weil ja eh wieder nichts passieren wird”.

Betriebsräte

Wenn Mitarbeiterdaten involviert sind, gehört häufig auch der Betriebsrat zu den Stakeholdern. Entsprechend sollten Sie bei der Planung von Mitarbeiterbefragungen auch den Betriebsrat rechtzeitig informieren und einbinden. Denn mit der frühzeitigen Unterstützung des Betriebsrates werden auch alle Folgeprozesse häufig um vieles leichter. Wir bei teambay bieten beispielsweise spezifisch auf die Fragen und Interessen von Betriebsräten ausgerichtetes Informationsmaterial zu unserer Plattform, um unseren Kunden diese vorbereitenden Schritte einfacher zu machen.

Anonymität & Datenschutz bei Mitarbeiterbefragungen

Sollten Mitarbeiterbefragungen anonym sein, oder nicht? Wie diese Frage zu beantworten ist, hängt hauptsächlich von den Zielen und Themen der Befragung ab.
In den meisten Fällen ist eine anonyme Befragung zu empfehlen, damit Mitarbeiter sich sicher genug fühlen um ehrliches Feedback geben zu können. Bei teambay zeigen wir beispielsweise Ergebnisse in jeder Ansicht und Segmentierung erst an, wenn mindestens 5 Mitarbeiter geantwortet haben, um die Anonymität auch in der Urlaubszeit oder bei kleineren Gruppierungen zu erhalten.
DSGVO-konformer Datenschutz ist in jedem Fall zu gewährleisten. Deshalb empfehlen wir auch, den Datenschutzbeauftragten Ihres Unternehmens so früh wie möglich mit einzubinden. Wird daran zu spät gedacht, kann das den Start der Befragung ungeplant nach hinten verschieben.
Lesen Sie hier mehr darüber, wie wir die Anonymität der Mitarbeiter und umfangreichen Datenschutz für unsere Kunden gewährleisten: Anonymität und Datenschutz bei Mitarbeiterbefragungen mit teambay.

Dos & Don’ts

  • Stellen Sie nicht zu viele Fragen auf einmal.
  • Kommunizieren Sie viel und transparent.
  • Fangen Sie nicht an zu befragen, bevor Sie sich Ihre Ziele überlegt und Prozesse aufgesetzt haben.
  • Legen Sie klare Verantwortlichkeiten fest.
  • Binden Sie den Betriebsrat und den Datenschutzbeauftragten nicht erst als letzte Instanz ein.
  • Binden Sie die Führungskräfte in die Arbeit mit den Ergebnissen ein – viele Feedbacks beziehen sich auf die Arbeit im Team.
  • Lassen Sie die Ergebnisse nicht zu lange liegen – Mitarbeiter müssen wissen, dass Ihr Feedback angekommen ist.
  • Auch auf negatives Feedback vorbereitet sein – unterstützen Sie Ihre Führungskräfte im Umgang damit.
  • Binden Sie die Mitarbeiter und zuständigen Fachbereiche in Maßnahmen- und Lösungsfindung ein.

Mitarbeiterfeedback mit teambay

teambay ist eine Plattform für kontinuierliche Mitarbeiterbefragungen. Wir wollen Unternehmen einen konstanten Dialog mit ihren Mitarbeitern ermöglichen, der gleichzeitig effizient und konstruktiv ist.
Weil wir wissen, dass jedes Unternehmen unterschiedlich ist und seine eigenen Bedingungen für diesen Dialog mitbringt, haben wir unsere Plattform besonders flexibel gestaltet. Sie können:

  • Aus unserem wissenschaftlichen Fragenplan auswählen oder eigene Fragen in verschiedensten Formaten erstellen.
  • Fragenanzahl und Rhythmus der Befragungen frei wählen.
  • Spezifische Zielgruppen für einzelne Fragen auswählen.
  • Zusätzliche Funktionen wie Dankeschön-Nachrichten oder das Stimmungsbarometer flexibel an- und abschalten.
  • Über verschiedene Kommunikationskanäle alle Mitarbeiter erreichen.
  • Ihre Ergebnisse nach Ihren Organisationsdaten filtern, vergleichen und nachverfolgen.
  • Ihre Ergebnisansicht individuell anpassen und sortieren.
  • Spezifisch ausgewählte Administrationsrechte vergeben.
teambay funktionen

Wir begleiten Sie im gesamten Prozess und bieten bei Bedarf zusätzliche Beratung an.