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Wie ermittle ich als HR Manager den Trainingsbedarf?

Wie müssen Mitarbeitertrainings aufgebaut werden, um wirklich effizient und nachhaltig zu sein?

Und wie sollte die Nachbereitung vonstatten gehen?

Personalentwicklerin und Startup Geschäftsführerin Sarah Bohlmeier hat selbst Trainings eingeführt und begleitet. In einem Interview gehen wir diesen Fragen auf den Grund.

 

 

Lena Weiler: Was sind die Dinge und besonders die Fehler, die am häufigsten bei einem Training passieren?

S.B.: Ja, was heißt “bei einem Training passieren”? Viele Unternehmen machen Trainings, machen viele Trainings, einige machen sie selbst, andere sourcen das Thema aus – es gibt verschiedene Herangehensweisen und dabei auch kein besser oder schlechter. Es kommt halt immer darauf an, was man machen möchte.

Fehler, dahin gehört denke ich vor allem das ganze Thema der Vor- und Nachbereitung. In vielen Unternehmen läuft es weiterhin so, dass man zu einem Training eingeladen wird oder sich anmeldet, man weiß schon so ungefähr den Inhalt und was da passiert, kommt zu dem Training hin und dann gehts los: Ich bin dann eine Woche aus meinem Job raus, laufe eben durch dieses Training durch, gewinne neue Eindrücke, kann mich auch austauschen und gehe voller Energie und Ideen aus diesem Training raus. Und dann starte ich am Montag wieder in meinen Job, und da ist aber alles wie vorher, denn mein Arbeitsumfeld hat sich ja nicht geändert. Dementsprechend ist es dann auch relativ schwierig, das neu Erlernte oder die neuen Themen wirklich auch zu implementieren. Es gibt in Unternehmen selten auch wirklich diesen nachhalten Prozess: “Was passiert nach dem Training?”

Die meisten Unternehmen arbeiten mit Evaluationsbögen direkt nach dem Training, teilweise noch in Papierform, manchmal ‘innovativ’ mit PDF, aber häufig ist das wirklich nur die einmalige Befragung danach und das war’s. Das hat auf der einen Seite natürlich das Gute, dass man direkt nach dem Training einen Input kriegt, auf für den Trainer selbst. Allerdings habe ich dann auch wieder nur eine Momentaufnahme, wo der Mitarbeiter noch direkt in diesem Setting ist. Ich habe dann aber keine Idee davon, wie gut diese Inhalte dann auch im Arbeitsalltag integriert werden können. Man hat beispielsweise eine Woche später wieder eine andere Perspektive auf das Training und kann das dann gar nicht einbringen.

 

LW.: Fangen wir doch einfach mal von vorne an. Wie ermittle ich denn generell einen Trainingsbedarf? Also woher weiß ich, welcher Bedarf bei mir im Unternehmen überhaupt besteht?

S.B.: Da gibt es natürlich ein paar klare Voraussetzungen, ich habe bei den Mitarbeitern gewisse Sparten, gewisse Jobs, und dafür brauchen die Mitarbeiter eben gewisse Skills. Und da gibt es natürlich Trainings, die in einem gewissen “Hard-Skill” Bereich sind, wie beispielsweise eine Excel- oder Powerpoint-Schulung. Das wären die Klassiker, die eigentlich auch von allen nebenbei angeboten werden.

Dann habe ich auch spezifische Bedarfe, die auch mit dem Kultur und Wandel in einem Unternehmen zusammenhängen. Neuerungen, egal in welchem Bereich im Unternehmen, müssen entsprechend begleitet werden. Alles im Unternehmen entwickelt sich immer weiter und ich muss auch meine Mitarbeiter entsprechend weiter entwickeln, damit sie für die Herausforderungen gewappnet sind, die mein Unternehmen oder auch meine Industrie im allgemeinen hat. Da wird es dann schon schwieriger.

In diesem Fall ist es auf der einen Seite wichtig, auf die Führungskräfte zurück zu greifen, weil diese ja wirklich sehen was gerade passiert und auch den strategischen Ausblick haben. Häufig ist da dann nur die Problematik, dass der strategische Ausblick mir gar nicht sagt was der konkrete operative Handlungsbedarf ist. Denn die Führungskraft selbst sitzt ja nicht selbst drin und führt die Aufgaben aus, programmiert den Code, verwaltet die Marketing-Kampagnen etc. Das machen ja immer noch die Mitarbeiter selbst, und dann kann ich als Führungskraft die Gewichtung und Prioritäten gar nicht unbedingt einschätzen. Deshalb ist es an dieser Stelle immer noch wichtig, beim Trainingsbedarf immer darauf zu achten, was die Mitarbeiter brauchen. Hier kann es auch mal sinnvoll sein beispielsweise den Betriebsrat mit einzubinden.

 

L.W.: Gut, wir haben dann quasi die Vorbereitungen getroffen und sind im Training. Wie baue ich so ein Training auf, dass es effizient und auch nachhaltig ist?

S.B.: Was wichtig ist, und was die meisten Trainer ja auch machen, ist das Thema im Kopf zu behalten: “Was bewegt eigentlich meine Teilnehmer?” Ein Training ist nur so effizient, wie es in der Wahrnehmung für den Mitarbeiter erscheint und er weiß: “was gibt mir das?”

Hier liegt die große Herausforderung herauszufinden, wie der Status und die Wissensbasis der Mitarbeiter aussieht, die unterschiedlichen Level auf einen Nenner zu bringen und alle da abzuholen, wo sie gerade stehen. Hier hilft es natürlich wenn ich vorab frage, ob es aktuell schon spezifische Fälle gibt, die die Mitarbeiter besprechen möchten, oder ob es spezifische Herangehensweisen gibt. Für den Trainer ist es im Prinzip ideal, wenn er nicht erst zu Beginn des Trainings, sondern schon ein paar Wochen vorher ein paar Informationen zum Stand der Teilnehmer hat.

Während des Trainings direkt ist dann vor allem eine agile Herangehensweise wichtig. Ein guter Trainer kann das natürlich, sein Training auch spontan an die Bedürfnisse der Teilnehmer anzupassen. Aber auch hier macht es natürlich auch Sinn, regelmäßig danach zu fragen. Wie schon gesagt: das wichtigste passiert danach, mit dem Transfer in den Arbeitsalltag. Auch der Prozess der Umsetzung muss in irgendeiner Form begleitet werden. Wie man so schön sagt: “Wer fragt, der führt.” Das bedeutet schon einfach mal zu fragen: “Wie läuft denn das gerade bei dir? Hast du hier schon mal dran gedacht? Brauchst du noch Unterstützung?” Auf der einen Seite wird der Mitarbeiter in seinem Umsetzungsprozess und der Institutionalisierung der Veränderung begleitet, auf der anderen Seite sammelt das Unternehmen unglaublich wertvolle Informationen über seine Trainings und darüber, wie effizient sie in der Umsetzung sind.

 

L.W.: Nachdem wir jetzt über die Schritte von Vorbereitung über Training bis zur Nachbereitung geredet haben, könntest du einmal die wichtigsten Fakten zusammenfassen? Was sind die paar Dinge, auf die ich immer achten muss?

S.B.: Ich glaube, man darf es einfach nicht zu über-theoretisieren. Man braucht keine großen Fragebögen etc. Man muss sich nur fragen: Weiß ich, was meine ‘Trainees’ im Training brauchen? Weiß ich während des Trainings, ob es gut läuft? Und was wird danach gebraucht? Da muss ich nicht riesig lange Fragebögen haben, sondern einfach regelmäßig in Abständen nachhalten.

Wir wissen aus der Lerntheorie, dass alles was wir öfter machen und sich irgendwie im Gehirn einbrennt, funktioniert und hängen bleibt. Dementsprechend muss man regelmäßig nachfragen, das Thema abholen, wenn die Ressourcen vorhanden sind auch ein Follow-up Training durchführen. Auf jeden Fall die Feedbacks aufgreifen und eventuell auch vom Trainer im Nachhinein noch einmal Fragen beantworten lassen.