onboarding prozess

Mit der Vertragsunterschrift eines neuen Mitarbeiters sollte nicht die Aufmerksamkeit für ihn oder sie enden. Das bedeutet: Auch zwischen Vertrag und Start und vor allem auch nach Ankunft des Mitarbeiters im Unternehmen sollte man sich um ihn kümmern, ihm seinen Start erleichtern und ihm mit Rat und Tat zur Seite stehen. Kurzum: ihn „onboarden“.

 

Wie sieht gutes Onboarding aus?

Ein Onboarding-Prozess ist sehr vielfältig und kann je nach besetzter Position und Tätigkeit anders aussehen. Meistens gibt es aber Dinge, die bei jedem neuen Mitarbeiter anfallen, z.B. die Anfertigung von Schlüsseln, ein kleiner Willkommensgruß oder Infos über die Mittagsregelung.

Das „Preboarding“ beginnt bereits nach Vertragsabschluss und beschreibt den Zeitraum bis zum ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters. Gerade in dieser Zeit sollten Sie nicht den Kontakt verlieren. Laut einer Studie kündigen 26% der Arbeitnehmer bereits vor dem ersten Arbeitstag wieder – möglicherweise, weil sie sich nach der Vertragsunterschrift alleine gelassen fühlen. Melden Sie sich regelmäßig, laden Sie ihn zu Veranstaltungen oder auch nur zu einem Mittagessen ein. Der Mitarbeiter kann schon vor offiziellem Start ankommen und fühlt sich gleich aufgenommen und integriert.

Ist der erste Arbeitstag da, sollte für den Mitarbeiter alles eingerichtet sein: Schreibtisch, Computer, Telefon. Es wäre schön, wenn die anderen Kollegen über den Start und einige Details der Position informiert sind.

Gerade in den ersten Tagen prasseln viele Informationen auf den neuen Mitarbeiter ein: Helfen sie ihm, indem sie ihm die „ungeschriebenen“ Regeln erklären: Wie sind die Mittagszeiten, mit wem spricht man sich bei der Urlaubsplanung ab, wie sind die Arbeitszeiten? Das hilft dem neuen Kollegen mehr Sicherheit zu erlangen.

Wenn Sie die Möglichkeit haben, dem neuen Kollegen einen „Buddy“ an die Seite zu stellen, sollten sie das tun. Denken Sie daran, dass Buddy nur jemand sein sollte, der menschlich und hierarchisch zum neuen Kollegen passt.

checklisteJe nach Position ist eine andere Einarbeitung erforderlich. Bedenken Sie bei der Planung, dass ein Berufseinsteiger andere Bedürfnisse als ein Professional hat. Möglicherweise ist es ein Berufseinsteiger noch nicht gewöhnt, 8 Stunden am Stück konzentriert zu arbeiten.
Eine feste Struktur an den ersten Tagen wird dem neuen Kollegen helfen, sich schnell zurechtzufinden und erste Erfolge zu verbuchen. Geben Sie ihm gerne eine Art „Stundenplan“ an die Hand, sodass er sich schnell Orientierung schaffen und seine ersten Schritte abarbeiten kann. So kommt er step by step bei Ihnen im Unternehmen an.

Ganz wichtig: Sprechen Sie regelmäßig mit dem neuen Mitarbeiter. Gerade am Anfang sollten regelmäßig Feedbackgespräche anstehen, in denen man gemeinsam über Dinge spricht, die gut laufen und auch über diese, die noch verbessert werden können. Es ist wichtig, dass Sie verstehen, wie sich Ihr Kollege fühlt.

 

Warum sollte ich in einen guten Onboarding-Prozess investieren?

Etwa ein Viertel der neuen Mitarbeiter sagen, dass das Unternehmen die vorher geweckten Erwartungen nicht erfüllen konnte. Eine eindeutige Zahl, die Ihnen zeigen sollte, dass Sie es besser machen möchten und können.
Wenn der Onboarding-Prozess gut verläuft, wird der neue Mitarbeiter sofort ein positives Gefühl mit Ihnen als Arbeitgeber verbinden. Auch langfristig zahlt sich das aus, da dies für eine höhere Motivation beim einzelnen Kollegen aber auch im Team sorgt.

 

Den Onboarding-Prozess digital unterstützen

Bei vielen Unternehmen findet das Onboarding anhand von Excellisten statt. Oft werden diese nicht nachgehalten, sie werden unübersichtlich und gerade Kollegen, die nicht oft damit arbeiten haben Verständnisprobleme.
In einem Onboarding-Tool, wie z.B. dem d.vinci Onboarding, können Sie den gesamten Onboarding-Prozess digital verwalten.

Zur Begleitung und Verbesserung Ihrer Onboarding-Prozesse ist kontinuierliches Feedback über anonyme Befragungstools wie teambay hilfreich. Damit bieten Sie ein sicheres Umfeld, in dem (gerade neue) Mitarbeiter auch Kritik ehrlich äußern können, und können so ganz gezielt Problempunkte aufdecken.

 

Checkliste für ein gutes Onboarding

  • Lassen Sie den neuen Kollegen nicht allein
  • Erledigen Sie, wenn möglich, den Papierkram schon vor dem 1. Arbeitstag
  • Führen Sie gerade am Anfang regelmäßig Feedbackgespräche
  • Helfen Sie dem neuen Mitarbeiter, indem er in einem Umfeld ankommt, welches Bescheid weiß, dass er kommt und wer er ist
  • Bringen Sie alle Beteiligten an einem Ort zusammen, sodass jeder weiß, was er zu tun hat und welche Aufgaben noch offen sind

 

Für die bessere Lesbarkeit des Textes wird auf die Verwendung geschlechtsspezifischer Sprachformen verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten für alle Geschlechter.