Anonymität & Datenschutz
bei teambay

Anonymität der Mitarbeiter

Anonymität ist ein wichtiges Thema bei der Durchführung von Mitarbeiterbefragungen. Damit Ihre Mitarbeiter offenes und ehrliches Feedback geben können ist es wichtig, dass ihre Anonymität in allen Bereichen der Befragung gewahrt bleibt. Einige unserer wichtigsten Maßnahmen zum Schutz Ihrer Mitarbeiter:

Schluessel-IconVerschlüsselte IDs

Die Anonyme Zone wird vom Mitarbeiter zur Beantwortung der Befragung über einen Link mit einer UUID (Universally Unique Identifier) betreten. Diese ID wird bei jedem Betreten, also für jeden Befragungszyklus, mehrfach neu verschlüsselt. Dadurch wird es unmöglich, selbst bei der Überwachung des internen Netzwerks, herauszufinden, welche URLs wann und wo im Netzwerk besucht wurden.

Icon für KodierungKodierung der Daten

Alle Informationen, Texte und personenbezogenen Daten die an teambay gesendet werden, werden verschlüsselt, bevor sie in der Datenbank abgespeichert werden. Sollte die Datenbank jemals gehackt werden, sind die gesicherten Daten ohne den Entschlüsselungscode nutzlos.

Zahl Fünf IconBegrenzung der Auswertungen

Wenn es weniger als 5 Datensätze gibt, also weniger als 5 Mitarbeiter geantwortet haben, zeigt die Software die Antworten nicht an. Dies trifft auf alle Segmentierungen und Benchmarkinglevel zu; wenn eine Abteilung, eine Geschlechtsgruppe oder eine andere Aufteilung weniger als 5 Datensätze aufweist, wird die spezielle Gruppenanalyse deaktiviert. Dadurch kann sichergestellt werden, dass niemand die Identität einzelner Antwortgeber nachverfolgen kann.

Anonymität IconAnonymer Dialog

Manager können auf das Feedback und die Ideen der Mitarbeiter antworten und dabei entscheiden, ob sie selbst anonym bleiben möchten oder nicht. Der Mitarbeiter bleibt jedoch immer anonym, auch wenn er selbst wieder auf die Rückmeldung des Managers antwortet.

Anonymität & positive Kommunikation

teambay soll konstruktives Feedback ermöglichen und die Zusammenarbeit im Unternehmen verbessern. Eine Funktion unseres Tools sind Dankeschön Nachrichten, mit denen Mitarbeiter ihren Kollegen einen Gruß senden und ihre Wertschätzung ausdrücken können. Ob diese Nachrichten anonym versendet werden oder nicht ist dabei vom Mitarbeiter frei wählbar.
Es ist uns wichtig, dass nur positive Dankeschön Nachrichten versendet werden und kein Missbrauch der Anonymität stattfindet. Deshalb wurden auch hier schützende Mechanismen eingebaut:

Ausrufezeichen IconMeldung unpassender Nachrichten

Jedes Dankeschön, das per teambay verschickt wird, enthält einen Link, um den Text als unpassend zu markieren. Mitarbeiter die mehrfach negative Nachrichten über die Dankeschön-Funktion an ihre Kollegen senden können von der weiteren Nutzung von teambay ausgeschlossen werden.

Lupe IconZufällige Kontrollen von einer echten Person

Um eine positive Kommunikation bei den Dankeschön-Nachrichten zu gewährleisten, überprüft das teambay Support Team stichprobenartig 10% der gesendeten Dankeschöns.

Sicherheit & Datenschutz

Unser digitales Feedback System verarbeitet die Mitarbeiterdaten unserer Kunden. Daher ist uns das Thema Datenschutz besonders wichtig. Die Prozesse von teambay sind von Anfang an auf den Schutz der Mitarbeiter, Datensicherheit und Anonymität hin ausgerichtet gewesen und wurden im Zuge der DSGVO noch weiter optimiert.

Icon SchutzschildDSGVO

Seit dem 25.05.2018 gilt die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Die neuen Regelungen beziehen sich besonders auf Datensicherheit, Transparenz und Verfahrensdokumentation und haben somit Implikationen für teambay als Auftragsverarbeiter sowie auch für unsere Kunden, die uns die Daten ihrer Mitarbeiter übermitteln.

Unsere wichtigsten Maßnahmen zusammengefasst:

  • Nur zertifizierte Rechenzentren in Deutschland.
  • Standardverträge zum Datenschutz mit all unseren Dienstleistern.
  • Grundsätzliche Verschlüsselung bei Datenübermittlung, zusätzliche Triple-DES Verschlüsselung personenbezogener Daten.
  • Bereitstellung DSGVO-konformer Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung (AVV) an unsere Kunden, inklusive ausführlichem Datenschutzkonzept zur transparenten Darstellung unserer Maßnahmen.

Bei Fragen zu Sicherheit und Anonymität bei teambay wenden Sie sich gerne an support@teambay.com.

 

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